Bei POLO legen wir großen Wert auf Verlässlichkeit und Integrität gegenüber unseren KundInnen, MitarbeiterInnen und GeschäftspartnerInnen. Aus diesem Grund ist uns ein einwandfreier und verantwortungsvoller Umgang, sowohl mit den oben genannten Gruppen als auch mit der Gesellschaft, sehr wichtig (Compliance).
Zur Meldung von Compliance-Hinweisen stellen wir Ihnen eine digitale Lösung zur Verfügung. Bitte nutzen Sie diese Möglichkeit, um uns einen Verdacht auf eine mögliche Straftat oder Verstöße gegen andere, dem Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetz unterfallende, Vorschriften oder Regelverstöße zu melden.
Bitte zögern Sie nicht, uns Hinweise auf Rechts- und/oder Regelverstöße, die im Zusammenhang mit POLO stehen, zu geben, insbesondere zu den folgenden Sachverhalten:
- Korruption und Bestechung
- Geldwäsche
- Betrug, Veruntreuung
- Verstöße gegen Menschenrechte
- Sexuelle Belästigung
- Diskriminierung
- Verstöße gegen das Umweltrecht
Über unser geschütztes Hinweisgebersystem können Informationen über Verstöße berichtet, offengelegt und Unterlagen hochgeladen werden. Auf Wunsch können Sie die Meldung auch anonym abgeben. Sämtliche eingehenden Hinweise und Informationen werden sorgfältig geprüft.
Wir haben Herrn Rechtsanwalt Dr. Eyke Sven Stegen, Ballindamm 8, 20095 Hamburg, mit der Sichtung der über das Hinweisgebersystem eingehenden Hinweise beauftragt.
Wir stellen – soweit uns dies möglich ist – sicher, dass Ihnen als Hinweisgeber/in keine Nachteile entstehen, sofern es sich um berechtigte Hinweise handelt.
Sie haben eine allgemeine Beschwerde?
Für Anfragen oder Beanstandungen im Zusammenhang mit einem Kauf (z.B. Reklamation, Anfrage zur Lieferzeit oder Retoure) wenden Sie sich bitte an den POLO Kundenservice. Dieser hilft Ihnen gern unter service@polo-motorrad.com oder der Telefonnummer +49 (0) 2165 8440 400 (Montag bis Freitag, 8 – 17 Uhr) weiter.
Sie haben ein Datenschutzanliegen?
Wenn Sie einen datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch geltend machen oder einen Datenschutzverstoß melden möchten, wenden Sie sich hierzu an den von uns beauftragten externen Datenschutzbeauftragten:
Fabio Pastars
DPN Datenschutz GmbH & Co.KG
Helmholtzstraße 26
41747 Viersen
datenschutz@polo-motorrad.de
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Meldung per untenstehendem Formular abzugeben- auch in anonymer Art und Weise. Bei Bedarf können Sie Anlagen bzw. Unterlagen über den Button „Ihre Anhänge“ Ihrer Nachricht (bis max. 25 MB) beifügen.
Folgende Arten der Meldung stehen Ihnen zur Verfügung:
Vertrauliche Meldung:
Bitte benutzen Sie das Textformular „Ich möchte einen Hinweis vertraulich abgeben“. Geben Sie dazu in den vorgesehen Feldern Ihren Namen und ggf. weitere Kontaktdaten an. Wir werden Sie gemäß § 17 HinwSchG kontaktieren und den Eingang Ihres Hinweises bestätigen und – sofern dies aus ermittlungstaktischen Gründen möglich ist – eine Rückmeldung über ergriffene Folgemaßnahmen geben
Anonyme Meldung:
Bitte benutzen Sie das Textformular „Ich möchte einen Hinweis anonym abgeben“; dort werden keine personenbezogenen Daten abgefragt. Achten Sie bei der Formulierung Ihres Hinweises darauf, keine Informationen zu geben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.
Um die Prüfung Ihrer Meldung zu erleichtern, sind wir auf eine möglichst transparente Schilderung des Vorfalls angewiesen. Folgende Leitfragen sollen Ihnen bei der Formulierung helfen:
- Was ist passiert?
- Zeitpunkt des Verstoßes- wann hat sich der Vorfall ereignet (Datum oder Zeitraum)?
- Wo hat sich der Vorfall ereignet?
- Dauert der Vorfall noch an?
- Wer hat den Verstoß begangen?
- Wie haben Sie von dem Verstoß Kenntnis erlangt?
- Wie lässt sich der Verstoße belegen?
Ihre Angaben werden (losgelöst von der Art der Meldung) absolut vertraulich behandelt. Dies umfasst Angaben zu Ihrer Person, die Personen, die Gegenstand Ihrer Meldung sind und die sonstigen in Ihrer Meldung genannten Personen. Die Bearbeitung Ihres Hinweises erfolgt durch Herrn Rechtsanwalt Eyke Sven Stegen und die Compliance-Beauftragten. Bitte beachten Sie, dass im Einzelfall auch weitere Bereiche/ Stellen eingebunden werden, die zur Aufklärung des gemeldeten Sachverhaltes erforderlich sind.
MitarbeiterInnen, die einen Hinweis aus dem beruflichen Umfeld geben, wird daraus kein Nachteil entstehen.